Adiral sceglie Direct-debits per il passaggio a SEPA
Dopo più di dieci anni trascorsi a lavorare sul software Exabanque, Adiral ha adottato Direct-debits, un’altra soluzione dell’editrice Exalog, per gestire i prelievi e i mandati SEPA.
Incontro con Katy Lehmann, Responsabile informatico dei nuovi sviluppi.
Può presentarci la sua società?
Adiral è un’associazione di assistenza per cure a domicilio fondata nel 1983. Dopo l’uscita dall’ospedale, i pazienti vengono seguiti dai nostri specialisti: tecnici, medici, infermieri, assistenti sociali, ecc. Rendiamo conto sia al medico che li ha avuti in cura all’ospedale, sia al loro medico di base. Ci concentriamo sulle problematiche respiratorie, ma anche sulla fleboclisi, sulla nutrizione enterale o ancora sull’aerosolterapia. Contiamo circa 6.000 pazienti. Le 85 persone che lavorano in Adiral ricevono un salario e, pur possedendo lo status di associazione, operiamo come una società commerciale.
Qual è la sua posizione all'interno della società?
Sono l’informatica incaricata dei nuovi sviluppi. Effettuo le configurazioni su Direct-debits e Exabanque, prima soluzione di Exalog alla quale ci siamo abbonati, dieci anni fa. Ho avuto peraltro l’occasione di utilizzare questo software all’epoca, lavorando come contabile. Oggi siamo in tre al servizio di contabilità, e utilizziamo le due soluzioni di Exalog. La mia evoluzione all’interno di Admiral mi ha permesso di acquisire conoscenze relative a problematiche tecniche (configurazioni, informatica) e professionali (contabilità).
In quale contesto e per quali ragioni avete scelto i software Exalog?
È stato su consiglio della nostra banca che abbiamo scelto la versione installabile di Exabanque già da parecchi anni. All’epoca, la soluzione corrispondeva perfettamente alle nostre necessità. La utilizzavamo per realizzare prelievi e bonifici e per consultare i nostri insoluti bancari. All’inizio degli anni 2000, quando Exalog ha deciso di adottare la modalità SaaS (Software as a Service), siamo passati dalla versione installabile a quella web senza difficoltà. Durante l’avvio del progetto SEPA, avevamo bisogno di una soluzione che ci permettesse di gestire i mandati. Exalog ci ha quindi proposto il suo software Direct-debits.
Ci può dire di più sul passaggio dalla versione installabile di Exabanque a quella web (SaaS)?
La migrazione delle informazioni è stata semplicissima. Lo staff di Exalog si è fatto carico dell’importazione dei nostri dati in Exabanque web, occupandosi anche della configurazione del software. Si è trattato di un passaggio così graduale che non abbiamo affatto avuto la sensazione di una rivoluzione, né per quanto riguarda l’implementazione, né per l’utilizzo.
Come è venuto a conoscenza del passaggio al formato SEPA?
Era l’inizio del 2013. Dopo una giornata di presentazione proposta dalla nostra banca, alla quale ho assistito personalmente, ci siamo interessati all’argomento. Abbiamo rapidamente preso coscienza che la gestione dei mandati poneva un problema, e che noi avevamo bisogno di una soluzione adatta. Abbiamo quindi deciso di occuparci della migrazione a SEPA il più rapidamente possibile.
Per quali ragioni avete deciso di attuare la conversione dei file?
In primo luogo, abbiamo adottato Direct-debits per la gestione delle scadenze. Poi, poiché lo strumento che utilizzavamo non era compatibile con SEPA, abbiamo rapidamente implementato il modulo di conversione dei file. Questo ci ha permesso di assicurarci la conformità normativa evitando al tempo stesso di contattare ogni nostro cliente per chiedere l’IBAN. Oggi, i nuovi pazienti sono registrati direttamente nel software. Non utilizziamo più il modulo di conversione. Per quanto riguarda Exabanque tuttavia, continuiamo a utilizzare lo strumento di conversione per circa 400 pazienti, ai quali versiamo tramite bonifico una cifra forfettaria per il consumo elettrico dei loro macchinari. Il software per queste cifre forfettarie non si è evoluto, e quindi dobbiamo convertire i dati dei clienti per realizzare i pagamenti. Abbiamo in programma di cambiare questo strumento obsoleto entro il prossimo anno, così da non aver più bisogno di realizzare la conversione.
In che modo si è svolto il passaggio?
Non così semplicemente come le operazioni precedenti. Le informazioni forniteci dalla nostra banca erano confuse, e anche l’assistenza di Exalog all’inizio non è stata molto di supporto. Tuttavia, in seguito lo staff di Exalog è diventato di maggiore aiuto, e, grazie a misure personalizzate, mi ha permesso di avvicinarmi al meglio allo strumento. In seguito, diversi aggiornamenti di Direct-debits hanno eliminato alcuni blocchi e migliorato il software. Nell’insieme, anche questa transizione è stata abbastanza delicata.
Che bilancio può fare del Suo passaggio alla SEPA?
L’inizio è stato laborioso, ma tutto si è chiarito alla fine del 2013 quando un nuovo incaricato Exalog mi ha presentato le cose in maniera semplice. All’inizio del 2014 abbiamo migrato la totalità dei nostri pazienti a SEPA, in un primo tempo per i prelievi e poi anche per i bonifici. È andato tutto molto bene.
Che conclusioni può trarre sull'utilizzo di Direct-debits?
Ho apprezzato molto lo strumento di conversione. Quando lo abbiamo utilizzato, abbiamo solo dovuto creare i modelli per poi importare e convertire i dati dei pazienti. Oggi, per gestire le scadenze e realizzare i prelievi, ci basta semplicemente aggiornare gli importi e gli identificativi dei pazienti registrati nel database. Complessivamente, direi che Direct-debits è uno pratico e intuitivo, il che è molto apprezzabile.
Il software potrebbe essere migliorato, secondo Lei?
Direi di sì. Ho formulato una richiesta di modifica per automatizzare l’azzeramento degli importi variabili durante l’importazione in Direct-debits, operazione che al momento realizzo manualmente. Exalog mi ha comunicato che questa modifica sarà resa effettiva nel 2015.
Exalog's perspective
Desideriamo rispondere al meglio alle aspettative dei nostri clienti. Ecco perché siamo attenti quando ci richiedono delle modifiche. Le osservazioni degli utenti, come illustra la testimonianza della signora Lehmann, ci permettono di arricchire costantemente i nostri software. Una volta che l’applicazione viene aggiornata, i nostri clienti possono usufruire delle novità rilasciate e della versione più recente del software senza spese supplementari.